Digitalisierung beim DRV: Verwaltung von Trainer-Lizenzen
Im Vereinsalltag spielen Trainer-Lizenzen und vor allem deren Verwaltung und rechtzeitige Verlängerung eine große Rolle. Schon bei mittelgroßen Vereinen verliert man leicht den Überblick über aktuelle Übungsleiterlizenzen, Trainerscheine und Fortbildungsfristen: Welche und wie viele Lizenzen hat ein Verein aktuell? Welche Scheine müssen erneuert werden? Bei welchen Trainern stehen Fortbildungen an? Kaum ein Verein kann das adhoc oder mit wenig Aufwand beantworten. Auch der DRV mit der DOSB-Software LIMS war dazu nicht in der Lage – bis jetzt. Die online-basierte Verwaltungsplattform „SAMS“ (Sports Association Management Software) bietet den Rudervereinen, den Landesverbänden und dem DRV nun eine übersichtliche Lizenzverwaltung.
Jedes Jahr bilden die Landesruderverbände und der DRV mehrere Hundert C-Trainer aus. Der DRV ist verantwortlich für die Ausbildung der B- und A-Trainer, jeweils mit Abschluss einer DOSB-Lizenz. In der Trainerakademie Köln des DOSB kann in einem einjährigen Studium der Diplomtrainer erworben werden. Für die jeweils 4 Jahre gültigen C-B-A- Trainer-Lizenzen werden laufende Fortbildungen verlangt, um eine Verlängerung bzw. eine Neuausstellung zu erreichen.
Landessportbünde geben den Vereinen und teilweise auch den Landesfachverbänden Zuschüsse für ihre Lizenzträger, vorausgesetzt die Lizenz ist gültig. Der Verein hat somit auch ein finanzielles Interesse, möglichst viele aktuelle Lizenzen im Portfolio zu haben.
Das moderne Verbandsverwaltungsprogramm „SAMS“ gibt mit wenigen Klicks einen Überblick über den Lizenzstatus und ermöglicht auch eine Administrierung der Erstausstellung sowie Verlängerungen direkt aus den jeweiligen Lehrgängen. Das geht auch manuell, wenn Unterrichtseinheiten aus Fortbildungen bei anderen Ausbildungsträgern zur Verlängerung anerkannt werden sollen.
Die SAMS-Verwaltungsplattform stammt ursprünglich aus dem Volleyball-Verband und wird seit Jahren in den Landesruderverbänden NRW und Bayern eingesetzt. Seit kurzem auch in Baden-Württemberg und demnächst in Berlin. Beim DRV läuft gerade die Einführungsphase. Über 5.000 Lizenzen, ausgestellt in den letzten 10 Jahren, wurden im Juni erfolgreich migriert. Die Administration erfolgt nun nur noch auf der SAMS-Plattform.
SAMS und der Nutzen für Vereine
Bei der Einführung von SAMS wird immer wieder gefragt, was haben die Vereine davon, wenn der Landesruderverband oder der DRV diese Software einsetzt? Die Antwort ist die erheblich erleichterte Lizenzadministration für Vereine:
- Überblick über alle DOSB-Lizenzen.
- Überblick über nicht vom DRV/LRV administrierte Lizenzen wie Steghelfer, Lehrbefähigung Sport, DOSB-Trainer etc.
- Info über Laufzeiten und für abgelaufene Lizenzen.
- Motivation seiner Mitglieder zu Fortbildungen.
- Nachweis der Lizenzen für Förderanträge.
- Vereine und Lizenzträger können Lizenzen selbst ausdrucken.
Der Lizenzträger selbst kann und sollte einen Zugang zu SAMS haben, um dort seine persönlichen Daten selbst zu pflegen und um seine Lizenz selbst ausdrucken zu können. Dadurch wird die Datenqualität gesichert sowie Vereine und DRV von Verwaltungsarbeiten entlastet.
Und was ist mit Fortbildungen, die außerhalb von DRV und LRV absolviert wurden? Auch die können vom Lizenzinhaber in einem einfachen Workflow beantragt und genehmigt werden.
Welche Bedeutung hat die SAMS-Lizenzadministration für euch im Alltag der Verbandsarbeit?
Heike Breitenbücher, Vorsitzende des Landesruderverbandes Baden-Württemberg: „SAMS hat das Thema Lizenzadministration für uns als Verband und vor allem für unsere Vereine gelöst. Die Vereinsfunktionäre sehen auf einen Blick, wer eine Lizenz hat, ob diese noch Gültigkeit besitzt und ob eine Verlängerung ansteht. Gültige Lizenzen werden durch die Sportbünde direkt in die Vereinskasse gefördert. Dieses Geld kann in Trainerstunden investiert werden und sorgt für gute Angebote im Nachwuchsleistungssport oder auch im Breitensport.
Wir als Verband können unsere Trainer im Land passgenau beraten. Nimmt der lizenzierte Trainer an verbandsinternen Fortbildungen teil, so werden bei Veranstaltungsende automatisch die Unterrichtseinheiten auf seine Lizenz „gebucht“. Belegt der Trainer eine Fortbildung im allgemeinathletischen Bereich, so kann er seine Bestätigung über SAMS hochladen, der Ressortvorsitzende für Bildung schaut sich den Lehrgang an und gibt dann die Unterrichtseinheiten für die Verlängerung frei. Fax, Papier oder Mailverkehr fallen weg – das Verfahren ist einfach und transparent.“
Auch bei weiteren Digitalisierungen: die Vereine fest im Blick
Fazit: Die Verwaltung von Lizenzen, die Einhaltung von Fristen und die Sicherung von Fördergeldern wird mit SAMS erheblich vereinfacht und nahezu automatisiert. Gut zu wissen: auch wenn ein Landesruderverband SAMS (noch) nicht einsetzt, haben der Verein und seine Lizenzträger dennoch dieselben, uneingeschränkten Zugriffe.
Diese Anforderungen gelten auch für die Einführung des neuen Aktivenpasses, mit dem noch dieses Jahr begonnen wird. Auch hier zählt dann nur: „Was haben die Rudervereine davon?“ Diese Maxime wird wie bei allen aktuellen und zukünftigen Projekten im Arbeitskreis Digitalisierung sowohl Richtschnur als auch Messlatte sein. Habt Ihr Fragen zu SAMS oder zur neuen Lizenzverwaltung? Die könnt Ihr gerne hier loswerden!
Wilhelm Hummels, zuständig für SAMS beim DRV
Euer Arbeitskreis Digitalisierung
Frank Kilian, Johannes Rauh, Nils Warnke, Tobias Weysters, Thomas Witt