Der DRV wird digitaler
Modernisierung von Aktivenpass und Meldeportal
Mehr als 13 Jahre nach seiner Einführung löst der Deutsche Ruderverband sein Verwaltungsportal ab und modernisiert damit den Wettkampfbetrieb auf den deutschen Regattastandorten. Hierfür wird das Verwaltungsportal in zwei neuen Anwendungen aufgehen: der Verbandsverwaltung SAMS sowie dem DRV Meldeportal.
Doch vor dem Blick nach vorn, ein Blick zurück: Das 2009 eingeführte Verwaltungsportal brachte einen enormen Effizienzsprung bei der Organisation und Durchführung von Ruderwettkämpfen in Deutschland. Mit Einführung des digitalen Aktivenpasses löste eine zentral verwaltete Sportlerlizenz die bis dahin üblichen orangenen Papierlizenzen ab. Erstmals konnten somit Meldungen zu Regatten durch die Vereine in einem standardisierten elektronischen Verfahren übermittelt und vom Veranstalter effizient verarbeitet werden - ohne viele Fax, E-Mails und weitere Dokumente in mühseliger Handarbeit zusammenführen zu müssen.
Doch 15 Jahre sind gerade in der IT eine äußerst lange Zeit, Nutzerführung als auch Technik sind inzwischen überholt. Daher hat sich der DRV entschieden, seine internen Prozesse zu überarbeiten, zu modernisieren und im Rahmen der Digitalisierung die manuelle Arbeit maßgeblich zu verringern.
Nachdem verschiedene Gremien die vorbereitende Grundlagenarbeit durchgeführt haben, nahm der 2021 formierte Arbeitskreis Digitalisierung seine Arbeit zur Einführung einer neuen digitalen Verbandslandschaft auf. Bereits 2023 werden erste Module an die Verbandsmitglieder ausgerollt.
Im November 2022 beschloss das DRV-Präsidium, den Aktivenpass ab der Saison 2023 in seinem neuen Verbandsverwaltungsportal SAMS und den Meldeprozess in einem neu entwickelten Meldeportal abzuwickeln.
Das neue Verbandsverwaltungsportal SAMS
Das zentrale Element der digitalen Verbandsorganisation ist die Software SAMS (Sports Association Management Software) welche von der Volleyball IT GmbH zur Verbandsverwaltung des Deutschen Volleyball-Verbandes sowie seiner Landesverbände entwickelt und auch in Ruderdeutschland bereits von den Landesruderverbänden (LSB) Baden-Württemberg, Bayern und Nordrhein-Westfalen eingesetzt wird. Praktisch dabei: es wird auf eine gemeinsame Datenbank zurückgegriffen, wodurch eine redundante Datenpflege auf LRV- und DRV-Ebene vermieden wird und auch künftige Funktionen den bürokratischen Aufwand in unseren ehrenamtlichen Vereinen deutlich reduzieren können.
Hierzu gehören beispielsweise der Import der Bestandsmeldungen der Vereine an ihre Landessportbünde in SAMS. Diese Daten können trotz unterschiedlicher Beitragsmodelle sowohl vom DRV wie von den Landesruderverbänden genutzt werden, sofern diese SAMS einsetzen. Damit gibt der Verein nur eine Bestandsmeldung und zwar die an seinen LSB ab. Diese immer wieder von den Vereinen geforderte Erleichterung ist derzeit bis auf drei Ausnahmen in allen Landessportbünden möglich und wird auch schon von den LRVs Baden-Württemberg, Bayern und NRW genutzt.
Weitere Anwendungen von SAMS sind die Administration von Lehrgängen und Veranstaltungen jedweder Art. Die DOSB-Lizenzen C-B-A-Trainer Leistungssport wie Breitensport wurden bereits erfolgreich migriert. Die Administration erfolgt nur noch auf der SAMS-Plattform. Das speziell für den Rudersport geschriebene Modul „Aufgabenträger“ ermöglicht die zielgenaue digitale Kommunikation mit Aufgabenträgern der verschiedenen Aufgabenfelder in den Vereinen: Verwaltung, Leistungssport, Wanderrudern, Finanzen etc.
Nachdem 2022 bereits die Verwaltung der Trainerlizenzen auf SAMS migriert wurde, steht 2023 nun der nächste Schritt in die Verbreitung auf Vereinsebene an:
Der Aktivenpass wird ab der Saison 2023 nun über SAMS beantragt und verwaltet werden. Die neue Plattform bringt eine Vielzahl von Verbesserungen mit sich. So können in Zukunft die Aktivenpässe in einem digitalen Prozess beantragt und freigeben werden, der ohne analoge Übersendung von Papieranträgen und eine anschließende manuelle Datenübernahme in das Verwaltungsportal auskommt, da die Beantragung direkt in SAMS erfolgt und die Freigabe durch den DRV lediglich wenige Klicks benötigt.
Außerdem können die Kosten für den Aktivenpass über ein hinterlegtes Lastschriftmandat automatisch verrechnet und die entsprechenden Rechnungen im digitalen Rechnungsarchiv eingesehen werden. Einen Wermutstropfen gibt es jedoch: Derzeit vorhandene Aktivenpässen werden nicht in das neue System übernommen, sämtliche Aktivenpässe müssen neu beantragt werden. Der Grund: Nicht mehr genutzte Pässe, vorhandene Datenmängel oder sonstige „Kartei-Leichen“ werden nicht übernommen. Dies verbessert die Datenqualität und ermöglicht so die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben.
Als Kompensation für diesen Mehraufwand hat das Präsidium beschlossen, die Kosten für die Beantragung von Aktivenpässen für das Jahr 2023 komplett auszusetzen.
Das neue Meldeportal
Durch die Ablöse des Verwaltungsportals ist auch eine neue Lösung für die Regattameldung nicht nur naheliegend, sondern auch notwendig. Der DRV entschied hierzu, die Firma Time Team aus den Niederlanden mit einer spezifischen Eigenentwicklung zu beauftragen, die die notwendige Anpassung an die Ruderwettkampfregeln ermöglicht.
Time Team hat bereits vergleichbare Meldeportale für World Rowing sowie die Ruderverbände aus den Niederlanden und Frankreich entwickelt und kann daher auf eine ausgiebige Expertise in diesem Bereich zurückblicken. Außerdem ist Time Team seit 2021 Partner in der Durchführung der Deutschen Ruderergometer-Meisterschaften, da sie ebenfalls der weltweite Marktführer bei der Durchführung von virtuellen Ergometer-Wettkämpfen sind.
Das neue Meldeportal begeistert gleich zu Beginn mit vielen neuen Funktionen: So ist beispielsweise die Verwaltungen der Meldungen im Meldeportal nicht mit dem Meldeschluss abgeschlossen. Stattdessen können die Obleute bis zum Ende der Regatta ihre Um-, Nach- oder Abmeldungen direkt im Meldeportal durchführen. Das erleichtert enorm die Arbeit der Trainer und reduziert gleichzeitig auch die Arbeit des Ausrichters. Eine weitere Verbesserung auf Veranstalterseite ist die einfachere Rechtevergabe innerhalb des Portals. So können Veranstalter ihren Helfern oder Dienstleistern gezielt Zugriff für einzelne Veranstaltungen gewähren – und dies auch mit unterschiedlichen Rollen, um beispielsweise einem Dienstleister lediglich Lesezugriff zu ermöglichen, während der Regattastab weiterhin einen vollen Schreibzugriff besitzt.
Außerdem ist es – im Gegensatz zu dem bisherigen Verwaltungsportal – auch möglich, das Portal auf mobilen Endgeräten auf entsprechend angepassten Benutzeroberflächen zu verwenden.
Doch hiermit ist noch nicht das Ende der Innovation erreicht. Der Arbeitskreis Digitalisierung wird die Funktionalität des Meldeportals auch weiterhin erweitern. So stehen für das Jahr 2023 bereits zwei Kernthemen auf der Wunschliste. Zum einen soll es ermöglicht werden, dass auch Nicht-DRV-Mitglieder das Meldeportal für die Teilnahme auf einer deutschen Regatta nutzen können, wie es auf vielen internationalen Regatten oder auch auf Ergometer-Wettkämpfen der Fall ist. Zum anderen soll über die direkte Verbindung zur Verbandsverwaltung SAMS auch eine automatisierte Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung über die in SAMS für die Vereine hinterlegten Lastschriftdaten ermöglicht werden, um die manuelle Arbeit noch weiter zu reduzieren.
Die nächsten Schritte der Einführung
Das Präsidium beschloss die Einführung dieses neuen Setups nicht direkt zum Saisonbeginn, damit das Frühjahr für ausgiebige Schulungsmaßnahmen in diesem neuen digitalen Umfeld genutzt werden kann. Die erste Veranstaltung mit dem neuen Meldeportal wird daher die Deutsche Kleinbootmeisterschaft in Brandenburg am 14. - 16. April sein. Bis dahin werden die Wettkämpfe noch mit dem aktuellen Verwaltungsportal organisiert.
Der Januar und der Februar werden hierbei ihren Fokus auf der Schulung der neuen Systeme haben. Hierbei wird auf verschiedene Zielgruppen-spezifische Schulungsserien zurückgegriffen.
Die erste Schulungsserie informiert über die Grundlagen und die verschiedenen Möglichkeiten von SAMS als Verbandsverwaltung und richtet sich primär an die Vereinsvorstände mit den klassischen Aufgabenbeschreibungen Mitgliederverwaltung und Finanzen, die sich einen Gesamtüberblick über diese Verbandsverwaltung erhalten wollen.
Anschließend erfolgen mehrere parallele Schulungsserien für die verschiedenen Zielgruppen. So können Trainer und Sportverantwortliche eine genaue Einführung für die Beantragung von Aktivenpässen sowie zur Meldung für Regatten erhalten. Veranstalter und Ausrichter hingegen bekommen dabei eine detaillierte Einweisung rund um Ausschreibungen und Meldeschluss. Und Wettkampfrichter wiederum erlernen, wie sie ihre Verfügbarkeiten und Einsätze zukünftig dokumentieren.
Sämtliche Schulungen werden digital durchgeführt und an mehreren Terminen angeboten. Zusätzlich werden Aufzeichnungen von Präsentationen sowie weitere Dokumente auf www.rudern.de/digitalisierung veröffentlicht.
Ihre und Eure Fragen beantwortet der Arbeitskreis Digitalisierung per E-Mail an digitalisierung@rudern.de. Nur eine Bitte: Bitte erst die kostenlosen Schulungen nutzen und dann Fragen stellen - wenn dann noch welche offen sein sollten.