Digitalisierung beim DRV: das neue Meldeportal

Diesen Herbst 2022 führt der Deutsche Ruderverband das neue Meldeportal ein – und somit rechtzeitig für die Regattasaison 2023. Ein guter Zeitpunkt, hinter die digitalen Kulissen zu gucken, was da für ein vielseitiges Online-Tool auf Veranstalter, Regatta-Teilnehmer und Rudervereine zukommt.

Vor dem Blick auf das neue Meldeportal ein kurzer Blick zurück: Vorgänger des neuen Meldeportals ist das 2007 eingeführte Verwaltungsportal. Damals war dieses Portal neu und innovativ – aus heutiger Sicht wirkt es jedoch veraltet, nicht besonders benutzerfreundlich, und vor allem bietet es keine automatische Anpassung an mobile Geräte. Wegen dieser fehlenden “responsiven “Anpassung an mobile Endgeräte wie Smartphones und der eingeschränkten Touchbedienung, konnte das Verwaltungsportal praktisch nur an einem PC benutzt werden. Plus viele weiterer notwendiger Verbesserungen, die dem Arbeitskreis Digitalisierung nur einen Schluss ließen: Investitionen in eine Weiterentwicklung des Verwaltungsportals lohnen sich nicht. Nur eine Neuentwicklung ist sinnvoll. 

Im Pflichtenheft des neuen Meldeportals standen wichtige Funktionen wie moderne Benutzerführung, automatisches “responsives” Design, automatische Zahlungsabwicklung, Verwaltung von Um-/Nach-/Abmeldungen sowie Meldungen von Nicht-DRV-Mitgliedern wie ausländische Teilnehmer, Schülerruderer, Hochschul-Ruderer oder auch Cross-Fit-Teilnehmer etc.  

Gemeinsam mit der Firma Time Team aus den Niederlanden wird das neue Meldeportal nach DRV-Vorgaben entwickelt. Time Team ist im Sportmarkt kein Unbekannter: Das Unternehmen schuf bereits Meldeportale für World Rowing, Frankreich und die Niederlande. Auch sind die holländischen Entwickler weltweiter Marktführer bei virtuellen Ergo-Regatten wie Indoor Rowing World Championships, Deutsche Ruderergometer-Meisterschaften und darüber hinaus eng mit dem Rudersport verzahnt. 

Was dürfen wir vom neuen Meldeportal erwarten? Je nach Zielgruppe locken verschiedene Vorteile: 

Mehrwerte für Trainer 

• Benutzung auch unterwegs möglich (im Regattabus, Unterkunft, Regattaplatz etc.)  

• keine unstrukturierten E-Mails, keine Formulare im Regattabüro, online Änderungen verwalten 

• Automatische Abrechnung z.B. bei Renngemeinschaften. Somit deutlich weniger Administrationsaufwand, keine Diskussionen mit Schatzmeister, kein Vorstrecken von Meldegeldern 

• International gleiche und bekanntes User-Interface: somit benutzerfreundlicher durch einfacheres und gewohntes Melden 

Mehrwerte für Veranstalter 

• Strukturierte Daten, Um- und Abmeldungen basieren immer auf aktuellen Meldungen 

• Weniger Administrationsaufwand und Regelkonformität auch für Helfer, Ehrenamt 

• Kein Basteln eigener Lösungen notwendig, das spart Zeit, Geld und Aufwand 

• Alle Meldungen in einem zentralen Portal: bessere Übersicht, Abwicklung von Meldungen ausländischer Mannschaften, weniger Aufwand, schnellere Ergebnisse aller Art 

• Automatische Rechnungsstellung und somit frühere Bezahlung im Vorfeld der Regatta 

Mehrwerte für Schatzmeister/Vereine 

• Weniger Arbeit durch automatische Rechnungsstellung, Bezahlung und Meldegeld-Aufteilung bei Renngemeinschaften samt kinderleichter nachträglicher Abrechnung 

• Digitales Rechnungsarchiv per Link zu SAMS und somit ewiges Nachschauen, Prüfen, Rechnungskopien etc.  

Mehrwerte für Sportler/Meldende 

• Standardisiertes User-Interface und daher benutzerfreundlich durch intuitives Nutzen des Portals 

André Ströttchen, Regattaleiter und Vorsitzender des Essener Ruder-Regattavereins: „Für uns als Regattaveranstalter ist das neue Meldeportal aus mehreren Gründen attraktiv. Zum einen hoffen wir, dass wir dadurch den Aufwand der ehrenamtlichen Helfer, aber natürlich auch der Trainer und Betreuer nochmals reduzieren können. Darüber hinaus erhoffen wir uns, mit dem Portal künftig auch andere Services zu integrieren. So soll die Zahlung der Meldegelder einfach über das System abgewickelt werden und auch Zusatzleistungen, wie etwa die Verpflegung vor Ort, können hierüber direkt abgewickelt werden. Hierzu hatte jeder Veranstalter bislang eigene Systeme genutzt. Darüber hinaus benötigen wir das Meldeportal aber auch, um den Trainer, Betreuern, Aktiven und Zuschauern künftig noch bessere Service zu bieten. Hierzu setzen wir auf eine performante Datenbank mit einheitlichen Schnittstellen, um als Regattaveranstalter darauf zugreifen zu können. Die Digitalisierung macht auch vor dem Rudersport nicht halt. Andere Spitzensportverbände sind hier schon deutlich weiter. Ich bin daher sehr froh, dass der AK Digitalisierung hier bald erste Ergebnisse liefern wird und auch weiter das Thema bearbeiten wird.“ 

Fazit: Das neue Meldeportal bietet unterm Strich Zeit. Zeit durch erheblich weniger Arbeit und intuitive Anwendung. Zeit durch schnelleres Finden, Abrechnen und Erledigen. Und somit mehr Zeit für andere Dinge. Das neue Meldeportal geht in diesem Herbst an den Start.  Was es kostet bzw. welche Funktionen kostenlos und inklusive sind, das ist noch offen. Die Antwort dazu reichen wir hier nach, sobald alle Modalitäten klar sind. Fragen zum Meldeportal? Die könnt Ihr gerne hier loswerden! 

Euer Arbeitskreis Digitalisierung 

Tobias Weysters, Matthias Behrens, Wilhelm Hummels, Frank Kilian, Johannes Rauh, Nils Warnke, Thomas Witt