Rechenschaftsbericht Arbeitskreis Digitalisierung
Nach dem Rudertag 2021 in Schweinfurt wurde ein neuer Arbeitskreis Digitalisierung eingeführt, in dem die ehrenamtlichen Mitglieder Tobias Weysters, Wilhelm Hummels, Frank Kilian, Nils Warnke und Thomas Witt sowie die hauptamtlichen Mitarbeiter Marcel Sura und Cornelia Stampnik die Digitalisierung im Deutschen Ruderverband vorangetrieben haben. Bei allen Beteiligten bedanke ich mich ganz herzlich, da ohne diese Vielzahl an hauptsächlich ehrenamtlich aufgebrachten Stunden die kontinuierliche Digitalisierung des DRV nicht möglich gewesen wäre.
Die Arbeit innerhalb des Arbeitskreises wurde maßgeblich in zwei Bereiche aufgeteilt, die sich primär nach den entsprechenden Applikationen gerichtet haben: der Bereich der Verbandsverwaltung innerhalb von SAMS sowie die Regatta- und Meldeverwaltung innerhalb des neuen Meldeportals.
1. Verbandsverwaltung in SAMS
Einführung von SAMS als zentrale Verbandsverwaltung
Bereits vor dem Rudertag in Schweinfurt hat der Vorstand des DRV nach Beratung mit dem damaligen Lenkungsausschuss Digitalisierung beschlossen, die Verbandsverwaltung SAMS der Volleyball IT GmbH als zentrale Verbandsverwaltung im Deutschen Ruderverband einzuführen. Dieses Produkt wurde bereits in zwei Landesruderverbänden genutzt und hat dort sein Potenzial zur Vereinfachung der alltäglichen Arbeitsprozesse bewiesen. Inzwischen denken weitere Landesruderverbände über die Einführung von SAMS nach, der erste LRV hat SAMS bereits im Jahr 2022 eingeführt. Mit dem Konzept einer gemeinsamen Datenbank für den Dachverband, den Landesfachverbänden und den Mitgliedsvereinen verfolgt der Deutsche Ruderverband ein zukunftsträchtiges Konzept. Es gibt nur wenige Sportarten in Deutschland, die schon so weit sind.
Erste Berührungen der Vereine mit SAMS: der Aktivenpass
Pünktlich zu Beginn der Rudersaison 2023 stand die erste Generalprobe von SAMS für Ruderdeutschland auf dem Plan – der Aktivenpass wurde vom bisherigen Verwaltungsportal (das gleichzeitig auch die Regattameldungen abgewickelt hat) nach SAMS überführt. Sämtliche Vereine konnten den Aktivenpass von nun an in einem voll-digitalen Prozess online in SAMS für ihre Mitglieder beantragen – ganz ohne den Versand von Dokumenten per Mail oder Fax.
Schulungen der Mitgliedsvereine durch den AK Digitalisierung
Damit die Vereine diesen Schritt erfolgreich durchführen konnten, waren natürlich eine Vielzahl von Schulungen und Anleitungen notwendig. Zunächst hat der Arbeitskreis Digitalisierung verschiedene Anleitungen erstellt, welche weiterhin unter www.rudern.de/digitalisierung zu finden sind. Doch da diese verschiedenen Nachschlagewerke nicht ausreichend sein können, um solch eine Veränderung in einem ehrenamtlichen Umfeld erfolgreich umzusetzen, hat der Arbeitskreis Digitalisierung zusätzlich mehr als 35 Online-Schulungen zu den verschiedenen Bereichen durchgeführt. Ob TrainerInnen, die Aktivenpässe beantragen, VereinsvertreterInnen, die die benötigten Rollen vergeben, oder auch Vorstände, die ihren Verein korrekt einrichten müssen: für alle Anforderungsbereiche wurden gezielte und praxisnahe Schulungen angeboten. Und wer hier nicht die Antwort auf seine Frage finden konnte, konnte sich problemlos per Mail an den Arbeitskreis wenden und hat in kürzester Zeit eine individuelle Antwort erhalten.
Effiziente Verwaltung für Lehrgänge und Veranstaltungen
Eine weitere für die Vereine relevante Funktion war die Anmeldung zu Veranstaltungen. Anstatt wie in der Vergangenheit Formulare auszufüllen und an die Geschäftsstelle zu senden oder sich formlos per Mail zu Veranstaltungen anzumelden, können sich Personen direkt in SAMS zu einer Veranstaltung anmelden und diese auch direkt per Lastschrift – entweder persönlich oder zu Lasten des Vereins – bezahlen. Dieser effiziente Prozess reduziert nicht nur den bürokratischen Aufwand unserer Mitgliedsvereine, sondern auch die Arbeitslast der Geschäftsstelle, die ihre Kapazitäten nun besser in weitere Themengebiete einbringen kann.
Inzwischen werden sämtliche Veranstaltungen des DRV in der Aus- und Weiterbildung bis hin zur Lizenzvergabe oder -verlängerung über SAMS abgebildet und dabei sämtliche Funktionaltäten sehr gut genutzt.
Zielgerichtete Kommunikation an die Verbandsmitglieder
Auch die Kommunikation an die Verbandsmitglieder wurde durch SAMS deutlich verbessert. Vereine können nun in der Verbandsverwaltung verschiedene Personen als Kontakte hinterlegen und das zielgerichtet nach Aufgabe. Ob CheftrainerIn, SchatzmeisterIn oder KindertrainerIn – jeder Aufgabenträger eines Vereins kann entsprechend dokumentiert werden und durch zielgruppengerechte Mail-Verteiler direkt angeschrieben werden. So erreichen Informationen direkt die relevanten Adressaten und nicht lediglich die generische Mail-Adresse des Vereins.
2. Das neue Meldeportal
Ablösung des alten Verwaltungsportal
Nach mehr als 15 Jahren wurde mit dem neuen Meldeportal des DRV das bisherige Verwaltungsportal abgelöst. Ein besonderer Dank geht hier an das Team um Tammo van Lessen und Steffen Christgau, das dieses Portal ursprünglich konzeptioniert, umgesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt hat.
Dennoch war es nun an der Zeit, den Meldeprozess für Regatten von Grund auf zu überarbeiten und auf den aktuellen Stand der Technik zu bringen, um die modernen Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer abdecken zu können. Hierzu arbeitet der DRV mit der niederländischen Firma Time Team zusammen, die bereits das Meldeportal für den Niederländischen Ruderverband oder auch für die World Indoor Rowing Championships entwickelt hat und nun für den DRV eine eigenständige Meldeplattform implementiert, die zu Beginn der Saison 2023 offiziell eingeführt wurde.
Überarbeitung der Benutzeroberflächen
Ein besonderes Augenmerk lag hierbei auf der mobilen Nutzung des Meldeportals. Während bei Einführung des Meldeportals die Nutzung ausschließlich auf Computern stattfand, hat sich durch die Einführung von Smartphones und Tablets die Nutzung von Webseiten massiv verändert, da ein Großteil des Internetkonsums auf solch mobilen Endgeräten aufkommt. Dementsprechend wurde das neue Meldeportal vollständig für Verwendung sowohl auf mobilen Endgeräten als auch auf Computern ausgerichtet.
Einführung von weitergehenden Funktionen
Die Nutzung des Meldeportals auf mobilen Endgeräten ermöglichte auch einen weitergehenden Einsatz, insbesondere auch mobil auf dem Regattaplatz. Stellte das alte Verwaltungsportal lediglich die Meldefunktionen bis zum Meldeschluss zu Verfügung, erweitert das neue Meldeportal diese Funktionen auch um Verwaltungsfunktionen während der Regatta. Ob Um-, Nach- oder Abmeldung – sämtliche Änderungen können die Trainerinnen und Trainer während der Regatta bequem auf dem Handy von ihrem Vereinszelt übermitteln. Und auch für das Regattabüro hat dieses Vorgehen enorme Vorteile. Anstatt entweder unstrukturierte Mails mit teilweise fehlenden Informationen oder händisch ausgefüllte Papierformulare mit schwer zu lesenden Handschriften zu bearbeiten, kommen die Änderungen strukturiert direkt in das Meldeportal zur Genehmigung und die Beteiligten werden direkt per Mail-Benachrichtigung informiert.
Einarbeitung von notwendigen Verbesserungen
Doch die Funktionen einer Applikation sind meist nur eine Seite der Medaille. Die Nutzererfahrung der entsprechenden Anwender spielt eine mindestens ebenso große Rolle für den Erfolg und die Akzeptanz einer neuen Softwarelösung. Insbesondere nach Einführung des Meldeportals haben uns viele Verbesserungswünsche erreicht, die insbesondere die Übersichtlichkeit und Darstellung verschiedener Bereiche des Meldeportals betrafen. Diesen konnten wir aufgrund der finanziellen Situation im DRV leider nicht sofort nachkommen,
Inzwischen haben wir nun die Freigabe des DRV für weitere Verbesserungsarbeiten innerhalb des Meldeportals, die zur kommenden Saison 2025 implementiert werden sollen. Ein Beispiel hierfür ist die bereits verfügbare Exportfunktion für Meldungen, über die die Trainerinnen und Trainer sämtliche Meldungen ihres Vereins übersichtlich in einer Excel-Tabelle herunterladen und weiterverarbeiten können.
3. Ausblick in die Zukunft
Die Digitalisierung des Deutschen Ruderverbandes ist ein komplexer und ausgiebiger Prozess, der uns noch viele Jahre begleiten wird. Die aktuellen Aktivitäten und Erfolge der letzten Jahre sind lediglich der Anfang einer digitalen Transformation und werden noch viele weitere Bereiche Ruderdeutschlands berühren. Dementsprechend arbeitet der Arbeitskreis Digitalisierung auch kontinuierlich an der Weiterentwicklung eines digitalen Zielbildes für den DRV und hat bereits verschiedene Themengebiete identifiziert, die in den kommenden Jahren bearbeitet werden sollen.
Bestandsdatenmeldung der Verbandsmitglieder
Ein wichtiger Aspekt zur Entlastung unserer Mitgliedsvereine ist die jährliche Bestandserhebung und Abrechnung für die Mitgliedsbeiträge des DRV. Rudervereine in Deutschland müssen ihre Mitgliederbestände teilweise mehrfach an verschiedene Verbände und Bünde übermitteln: zum Landessportbund, zum Landesruderverband und zusätzlich noch zum Deutschen Ruderverband. Der Meldeprozess hierzu ist höchst unterschiedlich, beim DRV müssen Vereine hierzu jährlich ihre Mitgliederübersicht händisch per Mail an den DRV übermitteln. Doch all dies ist nicht zwingend notwendig. Vielmehr wird die erforderliche Übermittlung an den jeweiligen Landessportbund bereits von den Stadtsportbünden und den Landesruderverbänden genutzt, um nochmalige Meldungen zu vermeiden. Diese Möglichkeit will nun auch der DRV nutzen. So können Landesruderverbände einen Export der Mitgliederdaten ihrer jeweiligen Mitgliedsvereine beim LSB erhalten und diese digital dem DRV zur Verfügung stellen.
Auf Basis dieser Daten kann der DRV die jeweiligen Mitgliedsbeiträge berechnen und über die SEPA-Lastschriften in SAMS automatisiert einziehen - und all das ohne jegliche Interaktion des Vereines.
Bei den drei Landesruderverbänden, die SAMS nutzen, wurde diese Form der DRV-Beitragserhebung bereits 2024 durchgeführt und hat problemlos bewiesen, dass manueller Mehraufwand effektiv reduziert werden kann.
Regattameldungen für Nicht-DRV-Mitglieder
Im Bereich des Meldeportals stehen viele Regattaveranstalter aktuell vor einem Problem. Sowohl bei Ergometerwettkämpfen als auch bei internationalen Ruderregatten wollen nicht nur Sportlerinnen und Sportler eines DRV-Verbandsmitgliedes starten, sondern ggf. auch Nicht-Ruderer aus dem Fitnessbereich oder internationale Mannschaften anderer Nationalverbände. Dies ist aktuell nicht möglich, da das Meldeportal vollkommen auf Basis der Aktivenpässe in SAMS arbeitet. In Zukunft soll hier eine Möglichkeit geschaffen werden, sämtliche Zielgruppen über das aktuelle Meldeportal zu Wettkämpfen melden zu können und so den Zwang für alternative Meldewege für diese Personenkreise abzuschaffen.
Automatisierte Abrechnung von Meldegeldern
Die Abrechnung von Ruderregatten bedeutet einen großen bürokratischen Aufwand für ehrenamtliche Vereinsfunktionäre. Nach Meldeschluss muss der/die Meldende die entsprechenden Gesamtkosten berechnen und anschließend überweisen oder vor Ort auf der Regatta bezahlen, der Regattaveranstalter muss die entsprechenden Zahlungen nachhalten und dokumentieren und zu Jahresende muss der Schatzmeister die Meldungen von Renngemeinschaften aufarbeiten, um die Regattabeiträge der verschiedenen beteiligten Vereine einzufordern. Dies verursacht eine Vielzahl von Stunden ehrenamtlicher Arbeit und ist ebenfalls das Ziel unserer Verbesserung im Rahmen der Digitalisierung. So soll es in Zukunft möglich sein, bei der Meldung einer Mannschaft direkt die Zahlungsabwicklung über hinterlegte Lastschriftmandate abzuwickeln – und hierbei sogar eine automatisierte Aufteilung auf die in der Renngemeinschaft vertretenen Vereine zu berücksichtigen. Hiermit wird der bürokratische Aufwand unserer ehrenamtlichen Vorstände massiv reduziert und so Kapazitäten für sinnstiftende Aktivitäten ermöglicht.
Modernisierung des weiteren Regattaablaufes
Im Kontext des Meldeportals kommen auch oftmals weitergehende Fragen und Wünsche der Mitgliedsvereine auf. „Das neue Meldeportal ist toll, aber kann der DRV uns auch bei der Regattadurchführung unterstützen?“ ist hierbei eine vielfach gestellte Frage auf den Regattaplätzen in Deutschland. So sind zwar eine Vielzahl von Softwarelösungen für die Regattadurchführungen auf dem Markt, doch sind diese teilweise nicht auf dem gewünschten Funktionsstand oder für den Ausrichter einer kleinen Regatta schlichtweg zu kostspielig. Aufgrund des deutlich erhöhten Komplexitätsgrades einer vollständigen Regattasoftware kann der DRV hier zwar keine eigenständige Lösung für seine DRV-Mitglieder entwickeln, aber dennoch planen wir hier in Zukunft die Unterstützung unserer Mitgliedsvereine. So könnte beispielsweise mit einem Anbieter ein Rahmenvertrag geschlossen werden, welche eine kosteneffizientere Nutzung einer Regattasoftware erlaubt, um auch kleinen Regatten mit stark begrenztem Budget den Zugang zu professionellen Produkten zu ermöglichen und somit den manuellen Aufwand zu reduzieren.
Kreditorische Abrechnung
Mit diesem Projekt sollen Kosten von bzw. für Referenten, Reisen, Auslagen von Sachkosten deutlich einfacher abgerechnet werden. Der Anspruchsberechtigte stellt digital selbst den Antrag und lädt dabei seine Belege hoch. Der DRV bzw. der SAMS nutzende Landesruderverband prüft den Antrag, und erstellt eine Gutschrift, die den finalen Beleg für die Buchung darstellt, die dann zur Bezahlung bereitgestellt wird. Sämtliche Belege werden sowohl in der Buchhaltung wie beim betroffenen Projekt (beispielsweise einem Lehrgang oder Trainingslager,) gespeichert. Damit kann der jeweils Verantwortliche selbst „seine“ Belege auch aus Vorjahren einsehen.
Das cloudbasierte Fahrtenbuch
Ein Blick über den Tellerrand der Regatta- und Verbandsverwaltung zeigt uns eine weitere Applikation, die für deutsche Ruderinnen und Ruderer höchst relevant und dennoch modernisierungsfähig ist: das digitale Fahrtenbuch. Das Fahrtenbuch ist das zentrale Element für den Ruderbetrieb in den Vereinen Ruderdeutschlands. Oftmals basiert dieses Fahrtenbuch auf efa, welches auf einem Computer in der Bootshalle installiert ist. Doch auch hier fehlen weitergehende Funktionen, die den Vereinsbetrieb verbessern würden: Die Einsicht über aktuell verfügbare Boote, die Synchronisierung über mehrere Bootshäuser hinweg oder auch die Konfiguration aus der Ferne und all dies in einer modernen Benutzeroberfläche, die auch über das private Smartphone zu bedienen ist. Und all das am besten integriert in eine zentrale Vereinsverwaltung, um hier eine parallele Verwaltung der Mitglieder zu vermeiden.
